13247311953

广州凤皓活动策划公司新闻列表

年会来临,年会策划执行内容你都安排妥当了吗

        执行一场年会确实是非常的不容易,事多杂乱,执行是整个年会过程中最伤神伤脑的一个环节,需要团队共同去细心的配合和努力的付出,这仅仅是某个关键点,仅靠这点不足以使整个年会完美落幕。下面凤皓年会策划小编就要给大家分享下年会执行时间顺序的布局,第一步做好了,剩下的就不是问题。
 
1、提前预定年会场地
譬如酒店、聚餐地点、团建地点等
2、确定好的年会时间地点通知公司全体人员
预定好年会场地之后,接下来就是把地点时间公布给公司全体人员,确定员工出行名单,尽早完成来回车程的订票,或者根据人数预定好到酒店的来回包车。
3、员工的出行名单,确定酒店入住名单
如果再入住时间内,部门小组有会议的,要提前上报安排会议地点;在员工签到之前,房卡要提前分好,主要为了避免因为签到人数多,导致房卡及签到台会搞得很乱;如果签到台有礼物发发放,可以在签到表中标注好,这样可以避免误领、少领、多领的情况发生。年会的物料要集中放在一起,避免年会工作人员到处找东西找不到。(这是针对需要入住酒店的年会,如不需入住酒店,则统计好参加人员名单就行。)
4、年会负责人员要进行礼品采购
采购也是一件繁琐的事情,既然是年会就少不了奖励,在礼品上的选择可以考虑参考下专业的年会顾问组的意见,找一些实用性高并且有纪念价值意义的礼品。
5、找好与年会相关主题的素材
先把年会的主题确定好,设计的风格要统一,确定好年会主题需要的相关素材及物料,尺寸和摆放位置也要提前确定好。既然是年会,LED屏幕是少不的,需要提前测试一下LED屏效果,LED屏幕的质量不一样,效果不一样哦
6、做好线上预热工作
这也是在年度会议上检测团队创造力的一部分。年会通过新媒体渠道通过剧透的形式来缓慢引出年会,以提高员工对年会的期望。这也是展示公司良好形象的一种方式。
7、白天的会议要组织好
例如分享人员,分享主题,分享每个部门的秩序。这个环节包括邀请外宾,确认出席名单,安排卡片订购和制作卡,在午餐时间拍一张集体照片。
8、白天会议时间安排要适当
白天的会议是在上午和下午举行,因为会持续很长时间,除了午餐和休息时间,圆桌BBS可以穿插一些大家感兴趣的话题,会议的节奏可根据情况调整。此外,在当天的会议中,上午和下午将有10-20分钟的休息时间。休息期间,你可以准备一些点心,准备一个钟。休息之后,你可以通过铃声告诉大家继续进入会议。
9、组织好晚宴的节目
包括各部门的背景音乐、节目和主持人的选择,晚宴的LED屏幕应与白天的会议不同;在正式会议结束和晚宴前休息一小时左右,以便参加表演的同事休息。参加表演的员工可以利用这休息的间隙来几次简单的排练。此时,其他同事也可以在合影墙前拍照;为了增加晚宴的乐趣,我们可以采取更多的晚宴创新案例。
10、优秀员工颁奖环节
如果奖励对象是优秀员工,则需要尽快确定相应的名单,包括定制的奖品,如证书、奖杯等。为每一位优秀员工准备一份介绍,另一个是让每个人知道为什么同事会得到奖励。此外,其他部门的领导将颁发奖品,尤其是那些合作较多的部门,如销售主管给技术同事,技术主管给销售同事,这反映了部门之间的相互认可。
11、抽奖环节是热情最高的环节,一定要策划好
晚宴的另一个重要部分就是抽奖了。如何让抽奖环节更精彩?除了增加礼品的购买量,还可以使用最传统的抽奖箱抽奖方式。
例如,员工号码,在抽奖前摇动抽奖盒。之后,抽奖中奖者宣布员工号。整个过程比电子抽奖更有趣。晚宴比白天的会议更有趣。
12、涉及客户、及合作伙伴的年会
如果顾客、合作伙伴的晚宴等嘉宾的邀请,准备邀请函、礼物、会议和晚餐的座位,以及代表们的演讲。
13、晚宴的第二天行程安排要提前通知
当天的晚餐通常结束得很晚。毕竟,这是艰难的一年,每个人都有很多话要说,还有很多酒要喝,如果有第二天的日程安排,通知酒店安排早的服务,以免影响整个计划的进行。
14、接送车辆要预约好
根据员工的返程安排,预约接送车辆,并分趟分地点发送。
15、要有简单的活动应急预案
做一些简单的活动应急预案,至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知识,并能做一些基本的急救措施,酒店附近最近的医院等等。
16、年会其他细节
在其他年度会议的实施过程中有很多细节。如果处理得当,它可以给人们留下好印象。例如,除了在会议前以电子邮件、图片和H5的形式将日程表发送给同事之外,它还可以打印一份放在签到登记处,每天结束时,分别编辑第二天的议程,并通过WeChat群等方式将笔记发送给每个人。如果餐是自助餐,请事先与酒店确认自助餐可以容纳人。
 
      在执行过程中,不可避免地会遇到各种临时或特殊的要求,因此执行内容会有些变化,工作人员必须更新为相应的表单形式,并与工作组的每个成员同步。这也是为什么在年度会议策划阶段需要更详细的项目准备表的原因。
      广州凤皓广告有限公司(简称“凤皓广告”)是一家集创意、策划与执行为一体的综合性公关文化传播机构,全面覆盖公关活动策划、品牌创意推广、广告制作拍摄与演艺资源整合等服务项目,致力于为客户提供一站式贴心服务。


广州凤皓广告承接开业庆典周年庆策划发布会策划招商会策划答谢宴策划年会策划活动策划,是一家专业的活动策划公司