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零基础如何举办一场发布会?

那如果有一天,老板让我们自己策划一场发布会时,我们该怎么办呢?如果想要成功举办一场发布会,总结了一个方法,那就是需要3个核心和两条线。3个核心指的是发布会主题、发布会当天活动环节和发布会嘉宾。这3个核心直接决定了发布会的档次和受欢迎程度。两条线分别指的是发布会宣传线和发布会资源落地线。这两条线,直接影响了一场发布会能否成功顺利举行。
 
(一)发布会3大核心要素
 
一、发布会主题
 
发布会主题的意义:
发布会主题的确定,基本奠定了整个发布会的宣传大方向,以及需要向目标用户传达出的信息。这个主题直接就圈定了,此次发布会我们希望哪部分人来参会。
 
常见的发布会按目的分类:
1、新品发布会:为了宣传公司新产品而举办的发布会
2、战略升级发布会:一般指企业产品方向或品牌形象有重大升级,需要向外界公布的发布会。
3、合作发布会:一般指某两个公司展开合作,或者共同出资成立一个公司而召回的发布会
4、行业发布会:通常为了促进行业交流而举行的发布会。
 
二、发布会环节
 
发布会环节构成:
常见的环节可能有以下几个部分:领导开场介绍、核心产品演讲、嘉宾分享、启动仪式、圆桌讨论和抽奖环节等。根据整个发布会的规模、资源优势以及侧重,一场发布会可以是由其中的一个或者某几个环节构成。
 
设置发布会环节注意事项:
1、最需要考虑的是如何巧妙地介绍自身产品。
2、需要考虑发布会的亮点。
3、发布会环节不宜过长,环节需要有所侧重。发布会整体时长最好控制在4小时以内,否则时间太长,台下观众的注意力也不会太集中,观众容易流失。而且时间太长,主办方需要考虑是否给参会人员供餐,从而增加发布会的复杂度和成本。在一些重要环节上,比如介绍新产品,可以设置较多时间,对于不太重要的环节,如开场演讲,10-15分钟,点到为止即可。
 
最终,将发布会的环节确定后,制成一个发布会流程表。几点几分到几点几分,分别是什么环节。该表可以用于当天的环节控制,也可以用于通知参会人员当天活动安排。
 
三、发布会嘉宾
 
发布会嘉宾的重要性不言而喻。如果一场发布会,有足够重量的大咖出席,绝对可以令这场发布会增色不少。往往有很多参会观众,也是冲着活动嘉宾的分享来的。
 
常见的发布会嘉宾可以分为两种,一种是行业领袖,另一种是明星人物。行业领袖,一般也就是行业内顶尖影响力的人物,这些嘉宾的分享,往往能提高发布会的层次和含金量。而明星人物的出席,则会非常大地提高发布会人气。不过综合成本与效果来看,一般请行业领袖,往往影响更聚焦,效果会更好。
 
挑选活动嘉宾时,第一个要注意嘉宾本身的形象内涵与此次发布会的整体搭配,从而达到相得益彰的效果。第二个,需要注意一次多邀请几个备选嘉宾。因为一次发布会往往准备时间较长,不排除有的嘉宾因时间冲突,无法正常出席。所以一定要准备好嘉宾备选方案。非常时机,男二号也是可以充当男主角的。
 
 
(二)发布会两条主线:
 
一、发布会宣传线
 
想让发布会的影响力更大,宣传工作尤为重要。按发布会宣传节奏一般分为预热期、举办期和延续期,基本上也就是会前、会中和会后环节。确立发布会宣传的时候,我们首先要了解此次召开发布会召开的目的和背景,此次参会人员的特点和痛点,从而定下整体传播策略,这个策略可以与发布会主题完全一致,也可以是在发布会主题基础上做的一些延伸。
 
1、预热期宣传(发布会正式召开的前一周)
 
所有的宣传活动,都分为线上宣传、线下宣传或者二者的结合。预热期的宣传也是这样的,而为了达到四两拨千斤的效果,预热期更侧重线上宣传。常规的线上预热宣传包括创意H5宣传、倒计时海报宣传、病毒视频宣传、邀请函宣传等方式。线下宣传包括户外广告、楼宇广告、报纸广告等。
 
1)创意H5宣传:充满创意的H5,永远是人们乐于分享和刷屏的经典素材。而制作这类H5,难点就在于创意的展现。有时候一个H5做得好的话,整个预热期就不需要做其他宣传了。
2)倒计时海报宣传:近年来,倒计时海报宣传,几乎成了各个互联网公司召开发布会的宣传标配。无外乎倒计时海报具有吊人胃口,方便宣传转发,且成本低廉的特点。
3)病毒视频宣传:正所谓“字不如表,表不如图,图不如视频”,视频内容本身易于接受和理解的特点,往往能带来更好的传播效果。但是拍摄病毒视频,往往也是需要较大成本和较长的周期,不适合筹办发布会的时间特别紧张的情况下使用。拍摄一则有创意的病毒视频,比如走温情路线,或者走搞笑路线等,表现优秀的话,最后还能成为认为网友讨论的热点话题。
4)邀请函宣传:一个新颖独特的邀请函,往往也是一个宣传亮点。因为邀请函就是参会的门票,如果邀请函做得有趣,参会人员往往会在社交圈里秀出来。
5)线下宣传:常规的线下宣传包括户外广告、楼宇广告、报纸广告等,但为了时效性和成本考虑,更多发布会主办方一般会考虑用创意全版报纸广告的形式进行宣传,一般选择在发布会召开城市的当地影响力较大的报纸投放广告。
 
2、举办期宣传(发布会召开前后三天进行,包括发布召开倒数第一天,发布会举办当天和发布会结束后第一天。)
 
这个期间主要的宣传侧重点,就是流露部分发布会的重要看点内容。因为之前有了预热期的铺垫,整个发布会的参会人数也有基本保证。举办期常见的宣传方式有大咖站台宣传、视频宣传、直播宣传等。
 
1)大咖站台宣传:指的就是此次参会嘉宾,为发布会做出的站台宣传。可以是简短的视频的形式,也可以是创意人物海报的形式。在视频中,常见的场景就是,某个大咖手持话筒,念出“我是XXX,我在xxx发布会等你”等类似宣传文案。创意海报,则是选用大咖的高清照片,附带一句邀请语,表示这些大咖也会参加此次发布会。
2)视频宣传:指的是此次发布会中,有关新品介绍的视频,可以提前在各个渠道进行宣传。
3)直播宣传:发布会的场地往往有限,但是直播却能将发布会的影响范围延伸扩大,让那些不能到达现场的观众,也能同步欣赏发布会。直播宣传包括视频直播、音频直播和互动式直播。常见的视频直播,也就是目前各大视频网站的直播,如优酷、爱奇艺、腾讯视频等。音频直播就是一些常见的在线电台APP,如喜马拉雅FM、蜻蜓FM等。以上这些直播基本是实时传输画面或声音,缺少互动。因此近两年,在发布会上进行互动式直播也悄然流行起来。常见的互动式直播,就是主办方邀请一群网红,坐在发布会台下,直播发布会动态,并且实时与粉丝互动交流,介绍发布会最新进展。
 
3、延续期宣传(在发布会结束后的一周内继续宣传。)
 
主要进行三方面的宣传:
1)宣传发布会通稿,在各大媒体网站进行宣传。
2)邀约一些KOL(意见领袖)进行写稿,分享对发布会的思考,俗称KOL的软广。
3)邀请一些记者报道,对公司或者负责人进行专访和深度报道,揭秘一些公司发布会背后的精彩内容。
需要注意的是,发布会通稿往往是在发布会开始前就准备好的内容,突出了此次活动亮点以及一些嘉宾精彩发言,用于再次传播发布会的精神内涵。
 
对KOL进行约稿,一般都会找一些与产品匹配度比较高,且参加过发布会的KOL,进行各种维度的约稿,让其以行业观察者或用户的身份对公司新品进行一次宣传。
 
二、发布会资源落地线
 
发布会资源的落地,主要分为3类,人的准备、物料的准备和场地的准备。
 
1、人的准备(三种)
1)参会嘉宾的确定,直至嘉宾正常出席发布会。
2)参加此次发布会的观众,需要从宣传到报名结束,保证此次发布会的参与人数。
3)活动现场的工作人员,现场人员的分工,各司其职,保证发布会活动的顺利召开。
 
嘉宾的确定,往往需要在策划发布会环节就开始对嘉宾进行邀约,并且随时确定嘉宾的排期与动态,最好能有专人维护对接,直至对方出席发布会现场。因为一般大咖的时间排期都会比较满,在一对一对接的情况下,首先能与嘉宾保持密切联系,显示主办方对活动嘉宾的重视。其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排,保证嘉宾按时到场。发布会观众的招募,也需要在策划发布会前就开始进行,且在预热期结束时,就必须完成发布会观众的招募工作。按照以往经验,招募观众的数量,最好大于实际现场能容纳的参与人数。因为当天极有可能部分观众因各种原因无法参加活动,即使各位观众都按时到场了,我们也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。发布会工作人员的确定,需要在发布会预热期结束前确定好。最好列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人,专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时,随时可以联系相关负责人,协助解决。
 
2、物料的准备(两种)
1)发布会前期的宣传物料,如之前说的邀请函,创意视频等;
2)发布会当天参会人员的伴手礼以及嘉宾礼物。
 
因为这些物料都需要一定的制作周期,比如视频,需要经历脚本文案的确定,拍摄,剪辑,最终成片等过程。礼品的制作需要经过挑选,打样,批量制作,运送等过程。每一种物料的确认,一般都还需要公司领导的拍板。因此整个周期非常长,物料准备的截止时间,就是预热期结束时,也就是说,发布会前一天,所有的物料,必须全部准备到位。
 
3、场地的准备(包含2个步骤)
1)策划发布会阶段,需要挑选合适的活动场地。
2)发布会召开前夕,发布会现场需要布置完毕。
 
常见的发布会场地,按照人数规模不同,一般分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定发布会场地时,需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素,挑选出一个性价比最合适的场地。在布置发布会现场时,需要提前设计布置方案,合理规划发布会现场的各个区域,包括检票区、活动会场、互动展示区等,活动会场又分为领导席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等。还有现场各个宣传元素,这些也需要考虑好。
 
综上,当我们考虑周全并执行了一整套的发布会筹办内容后,包括3个核心和两条线:发布会主题、发布会当天活动环节和发布会嘉宾、发布会宣传线和发布会资源落地线。此次发布会的筹办就基本准备完毕了。仔细发现,我们完成由内而外,从核心到整体的筹办工作。这样的一个思路,对除了举办发布会之外的大型活动,也能起到一定的借鉴意义。



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